Архивиране
Използването на документи датира от създаването на писмеността. Народите, развили своята писменост, още в древността са отдавали голямо значение на сътворението, използването и съхранението на писмените произведения. В процеса на еволюцията на човечеството поради нарасващото количество на документацията се е стигнало до все по-проблематично обработване, ползване и съхранение на документите, които при несъотвествуващи на изискванията условия на съхранение бързо са загубвали качествата си.
В днешно време използването и съхранението на огромната по обем документация на големите фирми и институти е немислима без прилагането на информационните системи. В тези случаи непрекъснато нараства нуждата за бързина при обработка на документите, за повишаване на сигурността при съхранението им и ефективността на процесите на тяхното намиране. Тези задачи не могат да се решат без прилагането на съвременните системи за архивиране и обработка на документите
Проучване на архива
Въз основа на направен анализ на процесите в архива, по желание на клиента нашите специалисти изготвят експертиза за сьстоянието на архива и процесите в него. Тя включва в себе си окачествяване на процесите при управление на движението и обработката на документите, като се сравняват на параметрите му с българските и международните стандарти. Обикновено изготвяме препоръка за по-нататьшното развитие и усъвършенстване на процесите, като тя е синхронизирана с правните норми и закони, с наличността и възможностите на модерната техника, с изискванията, предпочитанията и с финансовия и хуманен ресурс на клиента.
Въз основа на направен анализ на процесите в архива, по желание на клиента нашите специалисти изготвят експертиза за сьстоянието на архива и процесите в него. Тя включва в себе си окачествяване на процесите при управление на движението и обработката на документите, като се сравняват на параметрите му с българските и международните стандарти. Обикновено изготвяме препоръка за по-нататьшното развитие и усъвършенстване на процесите, като тя е синхронизирана с правните норми и закони, с наличността и възможностите на модерната техника, с изискванията, предпочитанията и с финансовия и хуманен ресурс на клиента.
Изготвяне на правилник и карта на архива
Правилника на архива определя напълно правилния начин на обработката, управлението и съхранението както на хартиените, така и на електронните документи. Базирайки се на придобития дьлгогодишен опит в процеса на архивиране на документи, нашите специалисти, сьобразявайки се с действащите закони и разпоредби вьв врьзка с тези процеси, изготвят правилник и карта на архива , обрьщайки особено внимание на степенността на сьхранение и защита на данните и информацията на порьчителя.
Правилника на архива определя напълно правилния начин на обработката, управлението и съхранението както на хартиените, така и на електронните документи. Базирайки се на придобития дьлгогодишен опит в процеса на архивиране на документи, нашите специалисти, сьобразявайки се с действащите закони и разпоредби вьв врьзка с тези процеси, изготвят правилник и карта на архива , обрьщайки особено внимание на степенността на сьхранение и защита на данните и информацията на порьчителя.
Подредба на архива
Неподредената документация усложнява работата на фирмата. При неспазване на реда и класификацията, намирането на даден документ намалява трудовата ефективност,отнема време и усилия. Правилната подредба на архива е от голямо значение за ефективността на процесите, свързани с търсенето и съхранението на документите. Предлаганата от “Димяна” ЕООД логически обоснована технология на регистрация на документите и тяхната локация, а също така и точното описание и регистриране на архитектурата на архивохранилищата, дава възможност за бързо и безпроблемно намиране на документите, за оптимализиране на пространството за съхранение и за редуциране на хуманния ресурс в архивохранилището.
Неподредената документация усложнява работата на фирмата. При неспазване на реда и класификацията, намирането на даден документ намалява трудовата ефективност,отнема време и усилия. Правилната подредба на архива е от голямо значение за ефективността на процесите, свързани с търсенето и съхранението на документите. Предлаганата от “Димяна” ЕООД логически обоснована технология на регистрация на документите и тяхната локация, а също така и точното описание и регистриране на архитектурата на архивохранилищата, дава възможност за бързо и безпроблемно намиране на документите, за оптимализиране на пространството за съхранение и за редуциране на хуманния ресурс в архивохранилището.
Съхранение на документи
В случай, че нашият клиент има затруднения при осигуряване на необходимите условия за съхранение на документите или това е свързано с големи разходи, ние предлагаме услугата- съхранение на документи. В оборудваните според изискванията и законните норми архивохранилища на фирмата ни, клиента може да съхранява своята документация , като отговорността по нейното съхраняване и доставяне в срок на сведения и документи от нея в случаите на външен или вътрешен контрол се поема изцяло от нас.
В случай, че нашият клиент има затруднения при осигуряване на необходимите условия за съхранение на документите или това е свързано с големи разходи, ние предлагаме услугата- съхранение на документи. В оборудваните според изискванията и законните норми архивохранилища на фирмата ни, клиента може да съхранява своята документация , като отговорността по нейното съхраняване и доставяне в срок на сведения и документи от нея в случаите на външен или вътрешен контрол се поема изцяло от нас.
Бракуване на документи
При изтичане валидността на документите е наложително те да се бракуват за да се намали обема на документацията и да се опимизират разходите за нейното сьхранение. Познавайки законовите норми и сроковете за валидност на различните документи, ние можем да облекчим вашата работа. Бракуването се осъществява с помощта на нашите компетентни специалисти според предварително одобрен от клиента план за работа. При този процес задьлжително се изготвят протоколи. Прилагайки закона за Държавния архивен фонд, отбраните за съхранение документи предаваме в Дьржавния архив, като изготвяме съпътващите за целта документи.
При изтичане валидността на документите е наложително те да се бракуват за да се намали обема на документацията и да се опимизират разходите за нейното сьхранение. Познавайки законовите норми и сроковете за валидност на различните документи, ние можем да облекчим вашата работа. Бракуването се осъществява с помощта на нашите компетентни специалисти според предварително одобрен от клиента план за работа. При този процес задьлжително се изготвят протоколи. Прилагайки закона за Държавния архивен фонд, отбраните за съхранение документи предаваме в Дьржавния архив, като изготвяме съпътващите за целта документи.
Унищожаване на документи
След бракуването на документите, същите трябва да се унищожат. Това става с изготвяне на списък, одобрен от клиента и се извьршва на определените от закона места. Това е затворен, екологично чист процес, в резултат на който се получават хартиени парченца с размер 2-3 см, които се използват като суровина при производството на хартия. При този процес задьлжително се изготвя протокол.
След бракуването на документите, същите трябва да се унищожат. Това става с изготвяне на списък, одобрен от клиента и се извьршва на определените от закона места. Това е затворен, екологично чист процес, в резултат на който се получават хартиени парченца с размер 2-3 см, които се използват като суровина при производството на хартия. При този процес задьлжително се изготвя протокол.
Предимствата на електронното архивиране
- 1. Възможност за оптимализиране на архива и освобождаване на архивно пространство.
- 2. Постигане висока ефективност в обработката, търсенето и движението на документите.
- 3. Запазване състоянието на документите за дълъг период от време
- 4. По-добре може да се гарантира запазването на състоянието на документите за дълъг период от време.
- 5. Редуциране разходите по съхранението, движението и търсенето на документите.
- 6. Гарантирана защита на информацията
Доставка, внедряване и поддръжка на системи за електронно архивиране
Дружеството ни разполага със собствена патентована Архивираща система “СОДЕЛА” и е в състояние да профилира информационната система за управление на архивното стопанство и електронния архив според предпочитанията и нуждите на всеки един клиент. Използването на модерни технологии и модулната структура на Архивираща система “СОДЕЛА” осигуряват възможност за генериране и обратно търсене на дигитални картини на документите по предварително дефинирани критерии и вадене на статистически справки от всякакъв характер. Архивираща система “СОДЕЛА” ползва формата на стандартизирани файлове и е надеждно защитена , като е оборудвана е с различни нива на достъп и контрол на дейността на ползвателите й.
Изграждане на електрони архиви
Електронно архивиране на документи
Изграждането на електронен архив на фирмите, разполагащи с голяма по обем документация изисква създаване и използване на значителен хардуерен, софтуерен и хуманен ресурс. Това е дейност, различна от тяхната основна дейност и предполага излишни за фирмите ангажираност и финансови инвестиции. За ибягване на това, “Димяна” ЕООД предлага качествени услуги (outsourcing) – комплексно обслужване по електронното архивиране на документите с цел максимално задоволяване желанията на клиента, като се съобразява с неговите изисквания. Услугите включват:
Подготовка за електронна обработка:
Същността на предварителната обработка на документацията е да приведе документите в състояние за скениране, което да не затруднява технологическия процес. Документите се подготвят за скениране, като се пробират и заделят документите с изтекъл давностен срок и документи, подлежащи на бракуване. Също така подлежащите на електронна обработка документи се сортират според вида, големината и качеството на хартията, изваждат се от папките и досиетата, премахват се металните крепители и други съпътствуващи ги канцеларски материали.
Скениране:
Чрез сканирането въвеждаме в компютърната система дигитализираната форма на документите. При този процес трябва да се вземат под внимание техническите параметри на документацията като размери, качество на картината и брой на цветовете
Индексиране:
Индексирането на документите е процес на въвеждане на ключови думи и кодове, свързани с електронното изображение на документа, с помощта на които се осъществява обратното му търсене. Въвеждането може да бъде ръчно или автоматично (баркодове, линейни кодове, OCR, ICR). Критериите за обратно търсене се определят от клиента.
Съхранение на индексданните и изображенията:
Електронните изображения се съхраняват на файлов сървър, като търсенето е в база данни индекси, което значително ускорява скоростта на намиране на електронния документ.
Резервни копия:
В процеса на електронното архивиране изготвянето на резервни копия е задължително. Те се изготвят обикновено в два екземпляра и се съхраняват на DVD.
Проучване и изготвяне на задание
Преди изграждане на електронен архив е необходимо да се направи проучване на параметрите на физическия архив ( видове документи, формати, дебелина на хартиения носител, налична маркировка, окомплектованост, начин на съхранение на документите и др. ) . Освен това се уговарят и фиксират функциите, параметрите и критериите за обратно търсене на желаната от клиента архивираща система, въз основа на което се изготвя задане.
Предимствата на електронното архивиране
Доставка, внедряване и поддръжка на системи за електронно архивиране
Организиране на документооборота/хартиен, електронен или смесен/.
- Разработване на вътрешни правила за работата с документите.
- Съставяне и внедряване на номенклатура на делата.
- Подреждане и систематизиране на наличните документи.
- Консултиране относно сроковете за съхранение на документите.
- Експертиза и унищожаване на документите с изтекли срокове.
Приемане на документи в архива на "Димяна" ЕООД.
- Архивно описание и съставяне на приемно-предавателна документация /протокол, описи и др./
- Подреждане в архивни кутии/папки/ и кашони.
- Архивно подвързване на документи.
- Надежден превоз до архива на "Димяна" ЕООД.
- Индексиране и подреждане в архивохранилището.
Съхранение до изтичане на законоустановените срокове.
- Съхранение на хартиени документи.
- Съхранение на електронни документи.
- Съхранение на техника и инвентар.
- Създаване на застрахователни копия/по желание на клиента/
- Водене отчет на съхранението, използването и унищожаването на документите.
- Осигуряване на изискванията за температура,влажност и светлина.
- Противопожарна безопасност, жива охрана и СОТ.
- Периодична дезинфекция,дератизация и дезинсекция на архивохранилището.
Използване на документите от клиента.
-Предоставяне на оргинални документи или хартиени копия/с транспорт по избор/
-Скениране на документи и изпращане по електронен път или на електронен носител/
-Използване на документи в читалнята на "Димяна" EООД.
Услуги с документи за трудов стаж и доход.
- Обработка на трудово-правна документация /ведомости, заповеди, трудови досиета и др./, съгласно Инструкция №5 на Управителя на НОИ и предаване в архивите на НОИ.
- Изготвяне на справки,УП , удостоверения за осигурителен стаж и доход и друга информация .
- Издирване на документи за пенсиониране.
Вип услуги.
- Извършване на научна експертиза и техническа обработка на документи.
- Съхранение в сеиф на ценни документи.
- Предоставяне на самостоятелна стая –архивохранилище с достъп само на клиента.
- Съхранение при специални условия на бекъп копие.
- Подбор на документи от историята на фирмата за подпомагане на рекламната и дейност и др.
- Организиране на документални изложби за фирмата.
- Съхранение на лични, семейни и родови архивни фондове и документи,колекции и др.
- Издирване на документи в държавните архиви за възстановяване на собственност и др.
- Куриерски доставки на документи.
- Консултантски услуги по архивни въпроси.
